Rekisteriseloste

Tie­to­suo­ja­se­los­te

Kytola Instruments Oy:n asiakasrekisteri

Versio 2.0, laadittu 2.5.2022. Olemassa yksi aiempi versio.

1. Rekisterinpitäjä

Kytola Instruments Oy
PL 5
Olli Kytölän tie 1
40951 Muurame

Puh: +358 20 779 0690
Fax: 014 631 419
Email: kytola@kytola.com

Y-tunnus: 1639657-2

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Kytola Instruments Oy: markkinointi
PL 5
Olli Kytölän tie 1
40951 Muurame

Puh: +358 20 779 0690
Fax: 014 631 419
Email: marketing@kytola.com

3. Rekisterin nimi

Kytola Instruments Oy:n asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste sopimus, jossa rekisteröity on Kytola Instruments Oy:n asiakasyrityksen työntekijä ja/tai on kontaktoinut ammatillisessa mielessä yritystämme. Peruste henkilötietojen käsittelylle voi olla myös henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on markkinointi perinteisin tavoin, kuten suoramarkkinointi sekä markkinointi sähköisin välinein (uutiskirjeet), mikäli asiakas ei ole markkinointia erikseen kieltänyt. Lisäksi henkilötietojen tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, asiakassegmenttien profilointi sekä muun Kytola Instruments Oy:n liiketoiminnalle olennaisen tiedon kerääminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, työhön liittyvät yhteystiedot (yritys, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), mahdollinen asiakasnumero, verkkoyhteyden IP-osoite, evästeet sivustolta, tiedot tilatuista tuotteista/palveluista sekä niihin mahdollisesti liittyvät muutokset, reklamaatiot, laskutustiedot, markkinointiviesteihin ja verkkosisältöihin liittyvät käyttäytymistiedot, tietoja keskinäisistä liiketoimintaan liittyvistä asiakastapaamisista ja kirjeenvaihdosta, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Tietoja käsitellään niin pitkään kuin rekisteröidyllä on työsuhteeseensa liittyvä liiketoimintaan liittyvä yhteys Kytola Instruments Oy:öön. Rekisteröidyn pyynnöstä tietojen käsittely loppuu aiemmin.

Rekisteri on tarkoitettu vain täysi-ikäisille, joten rekisteri ei sisällä alle 18-vuotiaiden henkilötietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta pääsääntöisesti asiakkaalta tulevan kyselyn tai ostotapahtuman seurauksena, mutta myös sähköisillä lomakkeilta (esim. verkkosivuilta), sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yhteys- ja asiakastietoja voidaan kerätä myös erilaisilla kilpailuilla ja markkinointikampanjoilla. Suoramarkkinointikielto tallennetaan asiakkaan erillisen ilmoituksen perusteella.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme luovuta emmekä myy tietoja kolmansille osapuolille. Mikäli sovellettava laki sitä vaatii, henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa viranomaisille.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden tai kumppanien toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.

9. Oikeutesi rekisteröitynä henkilönä

Tarkastusoikeus

Kytola Instruments Oy tarjoaa sinulle oikeuden tarkastaa sinua koskevat käsittelemämme henkilötiedot. Voit ottaa meihin yhteyttä pyytäen meitä kertomaan käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot sekä käsittelyn perusteen. Mikäli edellisestä tietopyynnöstäsi on kulunut alle 12 kuukautta, voimme vaatia pyynnön mukaisten toimenpiteiden toteuttamisesta maksun. Pyyntö lähetetään kirjallisena osoitteeseen marketing@kytola.com ja siihen vastataan 14 vrk:n sisällä siitä, kun olemme kuitanneet sinulle viestisi vastaanotetuksi.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on myös oikeus väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen. Yksilöity kirjallinen pyyntö lähetetään osoitteeseen marketing@kytola.com ja siihen vastataan 14 vrk:n sisällä siitä, kun olemme kuitanneet sinulle viestisi vastaanotetuksi.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit myös pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa esimerkiksi lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme. Yksilöity kirjallinen pyyntö lähetetään osoitteeseen marketing@kytola.com ja siihen pyritään reagoimaan viipymättä, kuitenkin vimeistään 14 vrk:n sisällä siitä, kun olemme kuitanneet sinulle viestisi vastaanotetuksi.

Oikeus vastustaa

Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä jatkossa, vaikka käsittely perustuisi aikaisemmin antamaasi suostumukseen.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostin osoitteeseen marketing@kytola.com

tai ottamalla meihin yhteyttä edellä selostettuihin osoitteisiin. Rekisteröidyn henkilön tulee ensisijaisesti tehdä pyyntö sähköpostiosoitteesta jota hän käyttää yhteydenpidossaan Kytola Instruments Oy:n kanssa ja jonka Kytola Instruments Oy on tallentanut kyseisen henkilön käyttäjätietoihin ja pyynnön vastaus lähetetään siihen sähköpostiosoitteeseen.

Edellä mainittujen oikeuksien ja muiden oikeuksiesi lisäksi sinulla on myös lainsäädännössä taattu oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka, taikka jossa väitetty henkilötietoasetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa kyseinen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.